Система внутриорганизационных электронных коммуникаций

Электронный документооборот является дополнением к бумажному и используется вместе с ним в единой системе внутриорганизационных коммуникаций компании. Электронные коммуникации и электронный документооборот позволяют увеличить скорость обмена информацией, улучшить планирование, повысить эффективность решения задач в организации, решить проблему коммуникаций с удаленными офисами, а также сотрудниками, находящимися в длительных командировках. Как правило, для своих клиентов мы внедряем одновременно две системы внутреннего электронного документооборота:

- официальную систему, например, на базе Outlook, (в ней осуществляются подготовка и обмен письмами между структурными подразделениями предприятия и внешними организациями, планирование совещаний, создания и постановка задач внутри организации);

- оперативную систему внутриорганизационного общения (обмен оперативной информацией между сотрудниками в оn-line режиме), например на базе QIP.

Система QIP загружается автоматически при включении компьютера. В ней допускается упрощенный вариант общения (без написания вступлений, должностей, контактной информации и других формальных атрибутов).

После “технического” внедрения системы электронных коммуникаций консалтинговая компания “B2B Marketing” проводит обучение персонала работе в системе электронного документооборота, контроль и коррекцию функционирования системы электронных коммуникаций и работе пользователей в ней.

В дальнейшем функции контроля ведения переписки, соответствие его разработанному нами регламенту, лежат на руководителях структурных подразделений и службе безопасности. Любые нарушения регламента документооборота должны фиксироваться и разбираться в рабочем порядке.
Панель пользователя системой электронных коммуникаций включает в себя 4 блока: почта, задачи, календарь, контакты.

Работа с почтой – это стандартный модуль, который работает по привычному принципу.

Блок «Задачи» позволяет осуществлять функции планирования, постановки и контроля выполнения собственных задач и задач подчиненных.

Работа с календарем позволяет увидеть свою занятость, занятость руководителей и других сотрудников, запланировать совещание в удобное для всех время.

Работа с блоком «Контакты» по сути является справочным блоком, который у всех подразделений состоит из 3-х частей: собственной базы контактов сотрудника - «Контакты», базы контактов службы под ее одноименным именем, например «Коммерческая» (контрагенты, партнеры и т.д.) и блока «Предлагаемые контакты», который хранит в себе все контакты как архив по всем входящим к вам письмам. Этим блоком пользуются, тогда когда хотят восстановить данные по контакту, который не заносился сотрудником в блоки личных контактов и контактов службы.

Оперативная система внутриорганизационного общения осуществляет обмен оперативной информацией между сотрудниками в оn-line режиме. В ней допускается упрощенный вариант общения (без написания вступлений, должностей, контактной информации и других формальных атрибутов).

Услуги "Создание системы внутриорганизационных электронных коммуникаций" и "Обучение электронному документообороту" от консалтинговой компании “B2B Marketing” очень практичны. Они позволяют ускорить работу, являются эффективным инструментом управления персонала, а также позволяют сохранять важную информацию в случае увольнения сотрудников. Любая системная компания просто обязана работать с использованием подобной системы электронных коммуникаций.